1. Introducción

ALGORITMOS, PROCESOS Y DISEÑOS, S.A. (en adelante, APD), es una entidad privada comprometida con el cumplimiento normativo, no sólo de la legislación que como persona jurídica le es de aplicación, sino también con el respeto a la propia normativa interna, tales como su Código Ético, políticas de riesgos penales, sistema de gestión, así como otros procedimientos internos todos ellos de obligado cumplimiento para empleados, colaboradores, y partes interesadas.

Por ello y en observancia de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y conforme al artículo 5.2. h) de la misma, con este documento se pretende dar cumplimiento al requisito legal consistente en “contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de sistemas interno de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo”.

La presente política del sistema interno de información (en adelante, la Política) es complemento de la política del sistema de gestión de riesgos penales de APD (en adelante, SGRP) y parte inherente de aquella, en tanto en cuanto el sistema interno de información y el canal interno de información (concepto de la Ley 2/23) son pilares fundamentales del ya maduro sistema de gestión de riesgos penales y antisoborno en APD.

2. Objeto, ámbito de aplicación y alcance

El objeto de la Política es el establecimiento de un documento al alcance de todas las partes interesadas relacionadas con APD donde se enuncien los principios generales en materia del sistema interno de información y de defensa de los informantes.

El ámbito de aplicación y, por tanto, el alcance de la Política, comprende a todas las actividades desarrolladas por APD y a todos los trabajadores de la entidad, así como al resto de partes interesadas reflejadas en la política del SGRP (clientes, contratistas, proveedores, partners, otros colaboradores sin relación laboral) de APD.

En su primera comunicación, la Política será debidamente anunciada en el seno de APD, así como a terceros a través de los medios informativos de los que la entidad dispone (web corporativa, newsletter etc…). Para conocimiento de todas las partes la Política se mantendrá disponible en la plataforma de gestión interna o intranet para los trabajadore, así como en la web corporativa para el resto de partes interesadas y especialmente accesible en el momento de hacer una comunicación desde el canal interno.

3. Responsable del Sistema Interno de Información

El Consejo de Administración de APD ha nombrado a Dª Mª de las Mercedes Real Diéguez como responsable del sistema interno de información, quien actuará conforme al procedimiento interno de gestión de comunicaciones con todas las salvaguardas en caso de que pudiera producirse un conflicto de intereses.

4. Principios generales del Sistema Interno de Información y defensa del informante y del afectado

• Confidencialidad y protección de datos: cabe precisar que cualquier persona de la entidad legitimada debidamente para participar en el proceso de recepción, investigación o resolución de comunicaciones ha adquirido el compromiso de confidencialidad respecto de toda aquella información a la que pudiera tener acceso. De igual modo, el informante tendrá el deber de guardar secreto sobre la información o hechos trasladados en la comunicación y sobre la identidad de los afectados.  Bajo ningún concepto la identidad de los informantes será revelada ni a los afectados por la comunicación ni a terceros, salvo que la misma debiera ser comunicada al Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
• Anonimato: se garantiza, en todo caso, la posibilidad de comunicar informaciones, con carácter anónimo. Para ello, la plataforma electrónica del canal de comunicación cuenta con un mecanismo de comunicación seguro. Asimismo, se garantizará el anonimato siempre que la persona informante ponga los medios necesarios al utilizar otras vías diferentes a la plataforma para realizar su comunicación, toda vez que APD no intentará en ningún caso averiguar su identidad proactivamente.

• Buena fe: las comunicaciones deberán formularse siempre de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad, con el convencimiento de estar actuando correctamente y únicamente en beneficio de la entidad, del Estado y/o de la sociedad en general. Se prohíbe expresamente la formulación de comunicaciones falsas por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la compañía.  En cualquier caso, se garantiza que ningún informante podrá ser objeto de sanción por trasladar hechos a través del canal siempre que éste actuase de forma ética y de buena fe. No obstantes, el conocimiento de una comunicación no veraz podrá ser comunicado formalmente a las autoridades competentes por parte de APD.
• Ausencia de represalias: queda estrictamente prohibido adoptar represalias contra cualquier persona que, de buena fe, ponga en conocimiento de la entidad, a través del canal de comunicación, incumplimientos, así como contra aquellos que puedan colaborar en la investigación o ayuden a resolverla. En todo caso, APD no tomará represalias ni las tolerará contra empleados que comuniquen de buena fe una posible infracción de esta Política, incluso si una investigación determinara que no ha ocurrido ninguna infracción.
• Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas: se preservarán en todo caso el honor y la presunción de inocencia y derecho de defensa de los afectados por una comunicación, y en especial, en los supuestos de comunicaciones infundadas, falsas o de mala fe, frente a las que se adoptarán, en su caso, las medidas disciplinarias que correspondan.
• Derecho de audiencia:en el transcurso de la investigación de la comunicación, la entidad se compromete a garantizar el derecho de audiencia del informante y el afectado, quienes, en su caso, podrán ejercer su defensa y plantear los argumentos, alegaciones y pruebas que en su caso se estimen pertinentes.
• Derecho de acceso al expediente: tanto el informante, como el afectado, podrán ejercitar el derecho de acceso al mismo ante el responsable del sistema, en los términos previstos en la ley.
• Asesoramiento: la entidad facilitará el asesoramiento a aquellas personas que planteen dudas o inquietudes relacionadas a través de los canales de comunicación establecidos en la organización.
• Independencia y ausencia de conflicto de interés: el responsable del sistema actuará siempre garantizando la ausencia de conflicto de intereses y con la debida independencia en el ejercicio de sus funciones. En el caso de que pudiera producirse una situación de conflicto de intereses: 1º) el informante tendrá a su disposición todos los medios necesarios para acudir a la vía de información que le garantice poder efectuar la comunicación con todas las garantías establecidas en la Política, y 2º) el responsable del sistema iniciará el procedimiento de conflicto de intereses previsto en su procedimiento interno de gestión de comunicaciones, en aras de garantizar un proceso confidencial en todas las etapas de la investigación.
• Protección a personas interesadas con la comunicación: APD actuará, en relación con el informante y con el afectado y en todos los casos, sujeta a todas las garantías indicadas en la presente Política, en cuanto a la confidencialidad, protección de datos, y seguridad de la información tratada.
• Canales externos de información: APD pondrá en conocimiento a través de la Política, la existencia de canales externos de información a los que puedan recurrir los informantes y, en su caso, los canales que correspondan a instituciones, órganos y organismos de la Unión Europea.

5. Canal de Comunicaciones

Todas las partes interesadas vinculadas a APD (empleados, personal en prácticas u otros colaboradores, proveedores, clientes, otros colaboradores, etc…) tienen la responsabilidad de comunicar inmediatamente cualquier sospecha o conocimiento de que se haya cometido una infracción de la política del SGRP, de la presente Política, de otras políticas de APD, del código ético de la entidad, u otro tipo de incumplimiento normativo o cualesquiera leyes aplicables.

Para ello, APD tiene implantado su canal de comunicación, disponible de forma pública en el siguiente link de la página web corporativa: https://gapd.es/es/canaldenunciasAPD

Las comunicaciones pueden ser anónimas o nominativas. El canal permite el registro escrito de comunicaciones, si bien APD pone a disposición de los interesados igualmente la posibilidad de dirigirse al responsable interno del sistema de información de forma presencial (a través de un entrevista personal) en caso de que así se desee, sin más requisito que la petición personal al responsable.