1. Prólogo

Desde su fundación, ALGORITMOS PROCESOS Y DISEÑO, S.A., (en adelante APD) se ha forjado una sólida reputación cimentada en la aplicación de valores como la observancia de una estricta integridad profesional que ratifica la voluntad de APD de mantener una conducta respetuosa, tanto con las normas como con sus valores éticos. Y para poner en valor y documentar una actuación que en la práctica ya se venía desarrollando, APD ha formalizado este documento constitutivo de su política de compliance penal, que plasma y define el marco de los principios de cumplimiento en materia penal que debe regir a toda la organización y que son los cimientos para el desarrollo e implementación de un adecuado y completo sistema de cumplimiento normativo.

2. Política de cumplimiento normativo penal

1. Propósito

La presente política de cumplimiento normativo penal se realiza como consecuencia de la decisión adoptada por el Consejo de Administración de APD.

APD es consciente de que el cumplimiento equilibrado de sus responsabilidades corporativas debe ir acompañado de la búsqueda constante de la excelencia en los ámbitos de la ética empresarial en todos los procesos de sus tomas de decisiones, algo que debe entenderse en un entorno corporativo donde el estricto respeto de las normas, prácticas y principios nacionales e internacionales más avanzados en la materia sea uno de los pilares básicos de su funcionamiento.

Por lo que se refiere a la prevención de conductas delictivas, la Ley Orgánica 5/2010 de 22 de junio por la que se modificó la Ley Orgánica 10/1995 de 23 de noviembre de Código Penal no sólo incorporó los delitos aplicables a las personas jurídicas, sino que hizo referencia a la necesidad de establecimiento de medidas de vigilancia y control para su prevención y detección. Dicho régimen legal fue reformado por la Ley Orgánica 1/2015 de 30 de marzo detallando los requisitos para disponer de sistemas de gestión y control que permitan a las personas jurídicas acreditar su diligencia en el ámbito de la prevención y detección penal.

En línea con dichos requerimientos legales, APD se ha dotado de instrumentos internos que satisfacen la necesidad de contar con sistemas de control y gestión adecuados aplicados en el ámbito de la detección y prevención penal.

Y para ello APD ha elaborado e implementado en su organización los siguientes instrumentos:

• Código ético o código general de conducta de APD: documento que expone las pautas básicas o principios generales que deben regir y aplicarse al personal de APD en sus actuaciones y en el desempeño de sus funciones o relaciones comerciales y profesionales.
• Política específica de conducta ante proveedores y colaboradores: documento que marca a los miembros de APD las directrices complementarias al código general de conducta en sus relaciones con proveedores y colaboradores.
• Sistema disciplinario: documento que regula las faltas y sanciones que se han de imponer a directivos y trabajadores que incumplan las medidas establecidas en el código general de conducta, así como en sus normas complementarias.
• Procedimiento para la comunicación y tramitación de denuncias: documento que establece la manera y condiciones para la comunicación de denuncias y el tratamiento que de las mismas se dará en APD.

A dichos instrumentos normativos internos se incorpora ahora la presente “Política de cumplimiento normativo penal”, que junto con los anteriormente citados constituyen el sistema de gestión del cumplimiento normativo penal y anticorrupción de APD (en adelante sistema de cumplimiento normativo) que es un cuerpo integrado con disposiciones suficientes para satisfacer las expectativas que razonablemente se depositan en organizaciones que operan con los más altos niveles de compromiso, como es el caso de APD.

2. Ámbito de aplicación y definiciones

2.2.1. El sistema de cumplimiento normativo penal es de aplicación tanto en APD como en todas las sociedades controladas, directa o indirectamente, por ella, considerándose que existe “control” cuando así se determine en la normativa aplicable para cada sociedad.

En aquellas sociedades en las que APD no tenga el control, sus representantes en los Órganos de Gobierno promoverán en la medida de lo posible, la adopción de un sistema de cumplimiento normativo penal, coherente y similar al de APD.

2.2.2. El sistema de cumplimiento normativo penal es de aplicación a todos los integrantes de APD, particularmente: a los socios, miembros del Consejo de Administración, directivos y empleados y en lo procedente, a cualesquiera otras partes interesadas vinculadas con la actividad de APD. Asimismo, los proveedores y demás colaboradores relacionados con APD han de conocer, tener en cuenta y en su caso aceptar las políticas e instrumentos de comportamiento de APD.

2.2.3. Los términos y conceptos empleados en este documento que no hayan sido expresamente definidos en el mismo tendrán el sentido que les da la Norma Española UNE 19601 de sistema de gestión de compliance penal.

3. Principios generales del sistema de cumplimiento normativo penal

Los principios generales que informan el sistema de cumplimiento normativo penal de APD y que inspiran el contenido y la aplicación de todas sus normas internas corporativas, así como la actuación de su organización, son los siguientes:

• APD y particularmente su Consejo de Administración y directivos actuarán, y exigirán que se actúe en todo momento, respetando lo establecido en la legislación vigente y de acuerdo con lo dispuesto en su sistema de cumplimiento normativo penal, con el objetivo principal de tratar de prevenir, evitar, detectar y responder adecuadamente ante la comisión de cualesquiera hechos que puedan ser constitutivos de delitos según la normativa penal aplicable en cada momento.
• La prevención, detección y la adecuada reacción ante los hechos delictivos, constituyen objetivos fundamentales para APD y congruentes con sus políticas generales de actuación, por tanto, se establecen mecanismos adecuados dentro de su organización para la consecución de estos objetivos mediante el desarrollo normativo de los principios generales de la presente política de cumplimiento normativo, así como el establecimiento de procedimientos suficientes de gestión de los riesgos penales y procedimientos en caso de incumplimientos e irregularidades, particularmente, en lo referente a las medidas anticorrupción, minimizando así la exposición de la organización.
• APD fomentará las conductas preventivas, identificando adecuadamente las actividades dentro de cuyo ámbito puedan ser cometidos hechos delictivos e impulsando un comportamiento proactivo y responsable de los miembros de su organización, acorde con los más avanzados y modernos principios internacionales en materia de cumplimiento normativo.
• APD asume el compromiso de difundir el deber de todos los miembros de su organización de informar, de buena fe, sobre hechos o conductas que sean fundadamente sospechosas de constituir hechos delictivos, estableciendo los canales, mecanismos y medios adecuados para su comunicación, investigación imparcial e inmediata y eventual sanción por parte de las instancias correspondientes de la organización, garantizando en todo caso la indemnidad del informante de buena fe y su confidencialidad.
• APD difundirá igualmente entre todos los miembros de su organización las consecuencias de las infracciones al sistema de cumplimiento normativo penal, así como en su caso, las sanciones disciplinarias que se establezcan para los infractores, que serán aplicadas por el órgano de cumplimiento de acuerdo con la normativa laboral aplicable y con pleno respeto a los derechos de las personas investigadas.
• A los efectos señalados anteriormente, el sistema de cumplimiento normativo penal será debidamente difundido y estará a disposición, de forma actualizada en cada momento, para su conocimiento y aplicación por todos los miembros de la organización, así como otras partes interesadas que puedan representar o hacer incurrir en riesgos penales.
• APD proporcionará un marco adecuado para la definición, supervisión, seguimiento y consecución de los objetivos del sistema de cumplimiento normativo penal, particularmente mediante la dotación de medios materiales y humanos suficientes a la unidad responsable del cumplimiento normativo, sin perjuicio de la responsabilidad inmediata que corresponde a cada unidad o dirección de la organización y a la obligación de supervisión que corresponde al órgano de cumplimiento.
• La correcta aplicación del sistema de cumplimiento normativo penal corresponde al órgano de cumplimiento que es un órgano unipersonal dotado de poderes autónomos de iniciativa y control e independencia en el ejercicio de sus funciones y cuyas competencias y principios de actuación se establecen en el apartado 2.4 del presente documento.
• El sistema de cumplimiento normativo penal, será objeto de revisión periódica y mejora continua por parte del órgano de cumplimiento, quién informará tanto de cualquier materia relacionada con los riesgos penales de la organización como de los cambios en las obligaciones de cumplimiento normativo penal y su impacto en la organización, elaborará igualmente las mediciones del desempeño del cumplimiento normativo penal y los resultados que sobre su evaluación se hagan.

4.  Actuaciones sobre el sistema de cumplimiento normativo penal

Seguidamente se resumen, sin carácter exhaustivo, las principales actuaciones que, con carácter permanente APD llevará a cabo para la efectiva aplicación de su sistema de cumplimiento normativo penal.

1. Evaluación de riesgos y actividades de control

La identificación de las actividades en cuyo ámbito puedan ser cometidos los hechos delictivos se llevará a cabo por el órgano de cumplimiento y los responsables de cada uno de los departamentos de la organización.

Las actividades de control consisten en la elaboración de protocolos o procedimientos que concretarán el proceso de formación de la voluntad, adopción de decisiones y ejecución de las mismas por parte de los miembros de la organización, los cuales serán materializados, supervisados y documentados por el órgano de cumplimiento.

Los escenarios de riesgos y las actividades de control se expresan en el informe de riesgos penales o en el sistema de gestión riesgos penales donde, además, se identifica la adecuada actuación y ejecución de los controles. El órgano de cumplimiento es responsable de supervisar la aplicación del citado informe asegurando su idoneidad.

2.  Actividades de supervisión

El sistema de cumplimiento normativo penal será supervisado de forma continua para garantizar que su diseño y operatividad resulten adecuados a las exigencias de la normativa aplicable, siendo el órgano de cumplimiento el encargado de la supervisión de su adecuado funcionamiento.

En el ejercicio de dicha actividad al órgano de cumplimiento, sin carácter exhaustivo y en términos generales, le corresponde la realización de las siguientes actividades:

1. Evaluación del sistema de cumplimiento normativo penal. - De forma periódica, el órgano de cumplimiento realiza la valoración del diseño y de la operatividad de las actividades de control contempladas en el sistema de cumplimiento normativo penal.
2. Planes de acción ante deficiencias. - Para cada deficiencia identificada en el sistema de cumplimiento normativo penal, se diseñará e implantará un plan de acción adecuado para mitigar el riesgo asociado al control deficiente.
3. Respuesta ante incumplimientos. - Ante casos de incumplimiento del sistema de cumplimiento normativo penal, o ante la identificación de hechos delictivos, el órgano de cumplimiento deberá realizar las investigaciones necesarias. En caso de producirse el inicio de actuaciones de las que pudiera derivarse responsabilidad penal para APD, se actuará conforme a lo que haya establecido el propio órgano de cumplimiento en su “Protocolo de Actuación” en virtud del Art. 31 Bis Código Penal”.
4. Información y Comunicación. - El órgano de cumplimiento es el responsable de promover las iniciativas necesarias para la adecuada difusión y formación del personal en materia ética y de prevención de riesgos penales, de modo que los miembros de la organización puedan cumplir adecuadamente con las obligaciones en esta materia.
5. Documentación. - El órgano de cumplimiento es el responsable de promover las actuaciones necesarias para la adecuada implementación y mantenimiento de la información documentada mínima necesaria a los efectos del Anexo C de la UNE 19601.