Código Ético
1. Introducción.
El presente Código de Conducta (en lo sucesivo Código), tiene por objeto recoger las pautas básicas o principios generales que deben regir y aplicarse a la conducta y proceder de todos los integrantes de APD en el desempeño de su actividad profesional.
Este Código y los documentos a los que se refiere, pretenden ser la piedra angular de la cultura de cumplimiento de APD orientando la actuación de todos los empleados y directivos en el desempeño de sus funciones, de sus relaciones comerciales y profesionales, evitando cualquier conducta contraria a Derecho.
Por otro lado, este Código representa un elemento fundamental del “compliance penal” diseñado para proteger a APD de los posibles que delitos que puedan originar o causar responsabilidad penal para APD.
2. Ámbito de aplicación.
El presente Código es de aplicación y debe ser conocido por todos los integrantes de APD sin tener en cuenta la modalidad contractual que regule su relación jurídica, la posición que ocupe en la empresa o el lugar en el que desempeñen su trabajo.
De igual modo el presente Código es vinculante y aplicable a aquellas empresas participadas por APD o en las que tenga el control de la gestión. Vinculará también a los integrantes de otras entidades y organizaciones ligadas a APD por una relación de dominio o de cuya gestión sea responsable APD.
3. Obligación de conocer y cumplir el Código.
La obligación de conocer y cumplir el presente Código se establece para todos los integrantes de APD y empresas vinculadas tal y como se recogen en el apartado anterior.
El cumplimiento de este Código no exime del cumplimiento de cualquier ley o norma de ámbito local, nacional o internacional que resulte de aplicación en función de la actividad desarrollada por APD en cada momento.
4. Publicación.
APD pone el presente Código a disposición y en conocimiento de todos sus empleados y partes interesadas a través de su publicación tanto en la Intranet como en la página web oficial de la Compañía.
5. Principios básicos de actuación.
Los principios básicos de actuación que deben marcar la conducta y actuación de los miembros de APD son:
- Integridad y honestidad del Órgano de Administración, directivos y empleados.
- Profesionalidad y transparencia en la relación con clientes y proveedores.
- En particular, sujeción a la legalidad en las relaciones con los clientes que forman parte de la Administración Pública, guardando los más estrictos estándares de honorabilidad.
- Respeto entre y a los empleados.
- Búsqueda de la excelencia profesional.
6. Integridad y honestidad.
Los miembros de APD deberán actuar de forma íntegra y honesta en las relaciones con sus clientes, proveedores y colaboradores. Para ello es necesario que se actué de acuerdo con los principios éticos de lealtad y buena fe que emanan de la rectitud, honestidad y el respeto profesional que se manifiestan en las siguientes particularidades:
- Lealtad a la empresa.
Los miembros de APD deberán actuar, en todo momento, con la máxima lealtad y debida diligencia defendiendo los intereses de APD. En todo caso, siempre, se deberá evitar cualquier situación que pueda dar lugar a conflicto de intereses, ya sean personales o empresariales.
Se entiende por conflicto de intereses aquellas situaciones, en las que entre en colisión, de forma directa o indirecta, el interés de la empresa y el interés personal de cualquier integrante o persona vinculada a APD.
A modo de ejemplo y con intención meramente explicativa se presentan a continuación una serie de situaciones que pueden generar conflicto de intereses y deben ser evitadas:
– Tener intereses económicos en proveedores, clientes o competidores (titularidad de acciones, compromisos profesionales, etc.), incluidos los intereses que se tengan entre miembros de familia, a saber, padre, madre, esposo/a, hermanos/as, descendientes legítimos de primer nivel y parejas.
– Trabajar para proveedores, incluidos los familiares que trabajan para proveedores.
– Realizar trabajos o colaborar con empresas competencia de APD.
Si a cualquier integrante de APD se le plantease una situación que genere conflicto de interés deberá actuar de la siguiente forma:
1. Poner en conocimiento del “Compliance Officer” o, en su defecto, del Órgano de Administración, la situación que genera conflicto de intereses.
2. Abstenerse de realizar cualquier actuación hasta que se tome una decisión al respecto por el “Compliance Officer” o, en su defecto, por el Órgano Administración.
En caso de no poder acceder o no estar presente el “Compliance Officer” o el Órgano de Administración, cualquier situación que genere conflicto de intereses, o situación parecida o análoga, deberá ser comunicada al superior jerárquico o persona encargada de su sector de actividad.
- Cumplimiento de la ley.
Todos los integrantes de APD deben cumplir con las disposiciones legales vigentes en todos los territorios donde desarrollen sus actividades, incluyendo cualquier normativa que resulte aplicable en los correspondientes países, estados, naciones, provincias, regiones y municipios donde ejerzan su actividad. Para ello se deberá atender tanto a la literalidad de las disposiciones como al espíritu y la finalidad de estas.
Así mismo, los integrantes de APD cumplirán con la normativa interna de la empresa aplicable a su actividad y cuyas disposiciones establezcan obligaciones más rigurosas que las recogidas en este Código.
- Confidencialidad.
En cumplimiento de la legislación vigente, APD garantiza la confidencialidad de la información que tenga en su poder.
Todo miembro de APD está obligado a mantener un estricto deber de confidencialidad respecto de la información sensible de terceros a la que tenga acceso en virtud de su actividad. Esta obligación seguirá existiendo aun cuando finalicé la relación laboral existente con APD.
Este Código prohíbe a los integrantes de APD la utilización, distribución, copia o transmisión, sin autorización expresa, de cualquier información personal, informe, estudio o producto obtenido, o de la que se tenga constancia, en el ejercicio de su actividad profesional.
Está terminantemente prohibido utilizar a título personal o distribuir a terceros cualquier información confidencial o interna de APD, o de otra empresa con la que se tenga relación, sin una razón probada que lo justifique, permiso del “Compliance Officer” o, en su defecto, del Órgano de Administración de APD, que siempre se deberá otorgar por escrito.
Se considera información confidencial los: Informes, cursos, propuestas comerciales, plantillas contractuales, diseños, dibujos, marcas y estudios relativos a productos y/o servicios que se están desarrollando; planes comerciales, administrativos, empresariales y estratégicos; operaciones financieras y transacciones o aquellas relacionadas con inversiones y ventas de activos; datos personales de los empleados, clientes y de colaboradores; y cualquier otro elemento que constituya los conocimientos empresariales, comerciales y administrativos de APD.
En cuanto a los sistemas o plataformas informáticas que se utilizan en APD se prohíbe utilizar o distribuir a terceros cualquier información confidencial o interna de APD sin razón justificada o sin permiso por escrito de APD.
7. Profesionalidad y transparencia en la relación con clientes, proveedores y colaboradores.
Los integrantes de APD deben ser referentes en su actividad por su profesionalidad. Las relaciones con clientes, colaboradores y proveedores deben realizarse siempre enfocando el servicio que se presta a la excelencia y la calidad.
Todas las actuaciones deben regirse por las siguientes pautas de conducta:
- Responsabilidad profesional.
En las relaciones con clientes, proveedores y colaboradores los integrantes de APD deben mantener el más alto nivel de honestidad y responsabilidad profesional, respetando los compromisos adquiridos con los clientes, colaboradores y proveedores y anunciándoles, con la debida antelación, cualquier cambio acaecido en los acuerdos adoptados.
El objetivo principal de APD en las relaciones con sus clientes es, dentro de los límites permitidos y conforme a los procedimientos empresariales, garantizar la satisfacción máxima del cliente, comprometiéndose a la prestación de servicios y entrega de productos con la máxima calidad y dentro de los plazos establecidos en los contratos suscritos.
- Transparencia.
Los integrantes de APD deberán fomentar la transparencia en las relaciones con clientes, proveedores y colaboradores, procurando actuar en todo momento con la máxima integridad.
El suministro de la información de los productos o servicios que APD facilita a los clientes, clientes potenciales, proveedores o colaboradores deberá realizarse, siempre, de forma clara y objetiva.
Para ello es fundamental que los documentos se elaboren con un lenguaje claro y conciso de manera que su redacción no genere dudas que dé lugar a conflictos.
Adicionalmente APD cuenta con una política específica de relación y contratación con proveedores, colaboradores y terceros ajenos a la empresa en la que se establecen las directrices o modelos de comportamiento a observar con estos agentes.
- Trato a clientes.
Todos los miembros de APD deberán atender con amabilidad, respeto y diligencia a los clientes sin hacer distinción por razón de raza, sexo, religión ni ninguna otra característica de la persona, adecuando la actitud y el modo de actuar al perfil de cada cliente, y siempre dentro del marco de una relación profesional adecuada.
- Relación con empresas colaboradoras y proveedores.
APD considera a sus colaboradores y proveedores parte indispensable para la consecución de sus objetivos de crecimiento, rentabilidad y mejora del servicio.
Todos los miembros de APD que actúen en procesos de selección de proveedores, subcontratistas y colaboradores externos tienen la obligación de actuar con imparcialidad, transparencia y objetividad, aplicando criterios de calidad y coste a fin de obtener la oferta más conveniente para APD.
Tal y como se ha señalado a lo largo de este Código, APD cuenta con una política específica de relación y contratación con proveedores y colaboradores en la que se establecen una serie de directrices de comportamiento para relacionarse y contratar con ellos.
Respecto de la posibilidad de realizar, por parte de los integrantes de APD obsequios, regalos o favores a clientes, colaboradores y proveedores, se establece mediante el presente Código que, en todo caso y de forma excepcional, los integrantes de APD podrán obsequiar o regalar a terceros relacionados con la empresa artículos o invitaciones que se caractericen por su valor simbólico y promocional de la imagen de APD tales como:
– Artículos publicitarios o promocionales.
– Invitaciones a eventos que promocionen la imagen de la marca de la empresa.
– En todo caso, invitaciones a desayunos, comidas y similar que no excedan en su cuantía de los precios y usos habituales de mercado en relación a estas atenciones, teniendo como máxima la aplicación del sentido común.
– Regalos o atenciones ocasionales dentro de los usos y niveles razonables y habituales y por causas concretas y excepcionales (cumpleaños, jubilación, Navidad… etc.).
En el caso de que algún proveedor, colaborador o tercero quiera realizar algún tipo de obsequio, regalo o favor a un integrante de APD, este deberá:
- Poner en conocimiento del “Compliance Officer” o, en su defecto, del Órgano de Administración la intención del colaborador, proveedor o tercero de otorgar el regalo, obsequio o favor.
En el caso de que el valor del regalo, obsequio o favor no sea simbólico, el miembro de APD deberá, educadamente, rechazar el regalo, obsequio o favor.
Queda, tajantemente, prohibido el ofrecimiento o aceptación de obsequios, regalos o favores a o de clientes, proveedores o colaboradores, que puedan influir en la independencia de la toma de decisiones a la hora de contratar un servicio de APD.
En cuanto a la gestión y control de gastos, los integrantes de APD cuentan, en la “Política de relación y contratación con proveedores y colaboradores” con un apartado en el que se recoge la gestión de los recursos de aquellos empleados que disfruten o tengan la posibilidad de realizar gastos o disfrutar de dietas.
8. Respeto a los empleados.
APD y todos sus integrantes asumen el compromiso de actuar en todo momento de acuerdo con el Pacto Mundial de las Naciones Unidas y a la Declaración Universal de los Derechos Humanos, cuyo objetivo es la adopción de principios universales en los ámbitos de derechos humanos, derechos laborales, protección del medio ambiente y la lucha contra la corrupción.
- Igualdad de oportunidades.
APD promueve el desarrollo profesional y personal de todos sus empleados asegurando por medio del presente Código:
– La igualdad de oportunidades de todos sus empleados dentro de la empresa.
– La selección y promoción de los empleados dentro de la empresa.
Para ello se tendrán en cuenta criterios objetivos de mérito y capacidad.
- No discriminación.
Los integrantes de APD. tienen la obligación de mantener un entorno de trabajo libre de toda discriminación y de cualquier conducta que implique el acoso de carácter personal.
En el caso de que un miembro de APD sea consciente de la existencia de casos de discriminación o acoso deberá comunicarlo al Compliance Officer o a su responsable superior inmediato a través de los canales habilitados al efecto.
- Formación.
APD se compromete a mantener una política de formación para el aprendizaje y el desarrollo personal y profesional de sus empleados con el fin de alcanzar el mayor rendimiento, calidad y satisfacción en la realización de sus funciones.
Para la realización de cursos de formación de aprendizaje o desarrollo personal y profesional APD atenderá en todo momento las concretas circunstancias del caso y la necesidad o no de realizar los citados programas de formación.
No obstante, lo anterior, APD deberá formar e informar al menos de los siguientes contenidos:
– El presente Código y aquellos anexos que lo completen o desarrollan.
– Políticas o protocolos que establezcan directrices o prohibiciones de actuación en el ejercicio de las actividades de los integrantes de APD.
– Riesgos y actuaciones que puedan derivar en la comisión de delitos penales.
– Riesgos laborales de los integrantes de APD en el ejercicio de sus actividades.
– Funciones y obligaciones relativas a la de seguridad de datos.
- Seguridad y salud en el trabajo.
APD provee a sus empleados de un entorno seguro y estable. De igual forma APD está comprometida a actualizar, cuando sea necesario, las medidas de prevención de riesgos laborales y a respetar la normativa aplicable en esta materia en todos los lugares en los que se desarrollen sus actividades empresariales.
Los empleados serán responsables de llevar a cabo el cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
Asimismo, cuando los integrantes de APD desarrollen actividades de riesgo deberán hacer un uso responsable y correcto del equipamiento que tengan asignado y promoverán entre sus compañeros y subordinados el cumplimiento de las prácticas de prevención de riesgos laborales y protección de riesgos.
- Erradicación del trabajo infantil.
Ninguno de los miembros de APD ni nadie que tenga relación con APD podrá recurrir al trabajo infantil.
Los integrantes de APD o cualquier persona relacionada con la misma velará por el cumplimiento de las disposiciones de la OIT (Organización Internacional del Trabajo) en relación con el trabajo de menores de edad.
9. Protección del medio ambiente.
APD preservará y respetará el entorno ambiental que afecte a sus actividades, aplicando, si fuere necesario, una estrategia medioambiental que permita prevenir y, minimizar (si los tiene) los efectos negativos que pudiera ocasionar la empresa por su actividad.
De igual manera, los integrantes de APD contribuirán a la conservación de los recursos naturales y espacios de interés ecológico, paisajístico, científico o cultural a los que pueda afectar la actividad de su empresa.
APD se compromete a cumplir estrictamente con la legislación medioambiental que sea de aplicación directa o afecte de forma indirecta a su actividad.
10. Relación con la Administración Pública.
Los miembros de APD, en sus relaciones con la Administración Pública española o extranjera y en todos sus estamentos y con cualesquiera de sus organismos, miembros o representantes, deberán mostrar en todo momento el máximo respeto hacia ella y cumplir escrupulosamente con la normativa legal vigente en cada lugar.
Las comunicaciones administrativas o documentos recibidos de las distintas Administraciones Públicas deberán dirigirse, registrarse y guardarse, atendiéndolas siempre dentro de los plazos exigidos.
Los integrantes de APD en sus relaciones con la Administración Pública, así como con los particulares encargados de la función pública (funcionarios o personal administrativo) deberán comportarse de tal modo que no induzcan, nunca, a los anteriores sujetos a violar sus deberes.
De esta obligación se derivan las siguientes prohibiciones:
- Ofrecer a cualquier funcionario público, autoridad o persona relacionada, directa o indirectamente, algún tipo de:
- Dádiva,
- Retribución de cualquier otra clase o,
- Ventaja indebida.
- Realizar cualquier tipo de comportamiento o actividad destinada a influir ilícitamente en el comportamiento de un funcionario público o autoridad para que adopte o no una decisión que pudiera favorecer a APD.
- Recibir, solicitar o aceptar un beneficio de cualquier naturaleza no justificado, con el fin de favorecer frente a terceros a quien le otorga.
Será de obligado cumplimiento para todos los miembros de APD en las relaciones con la Administración Pública o cualquiera de sus funcionarios, el atenerse en todo momento a las prohibiciones establecidas en el presente Código.
La vinculación, pertenencia o colaboración con partidos políticos o con otro tipo de entidades, instituciones o asociaciones con fines públicos, así como las contribuciones o servicios a los mismos, deberán hacerse de manera que quede claro, siempre, su carácter personal y privado, excluyendo cualquier tipo de implicación, participación o responsabilidad de APD.
11. Interpretación e incumplimiento.
El presente Código establece los principios y compromisos de ética empresarial que, todos los miembros de APD deberán respetar y cumplir en el ejercicio de sus actividades.
A tal fin APD difundirá entre sus miembros el presente documento.
La vulneración o incumplimiento de este Código que constituya una falta de carácter laboral se sancionará con arreglo a la normativa vigente.
No obstante, la vulneración o incumplimiento de este Código podrá acarrear las sanciones recogidas en el sistema disciplinario o reglamento interno y disciplinario de APD.
12. Vigencia.
El presente Código estará en vigor desde el inicio de la relación empresarial con APD.
No obstante, lo anterior y para el personal ya en alta será igualmente de aplicación una vez la misma sea debidamente publicada y puesta a disposición de todo el personal de APD. A tal efecto se distribuirá con carácter general la comunicación adjunta para acreditar el conocimiento y recabar el consentimiento expreso de todo el personal sin excepción de APD.
